立档单位在其功能活动中构成的、处理结束、应作为文书档案保存的各种纸质文件资料。
将归档文件以件为单位做装订、分类、摆放、编号、编目、装盒，使之有序化的进程。
归档文件的收拾单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与仿制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。
遵从文件的构成规则，坚持文件之间的有机联络，区别不同价值，便于保管和运用。
4.1归档文件应完全完好。已破损的文件应予修整，笔迹含糊或易退变的文件应予仿制。
4.2收拾归档文件所运用的书写资料、纸张、装订资料等应契合档案维护要求。
归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，仿制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
归档文件可以运用年度——组织(问题)——保管期限或保管期限——年度——组织(问题)等办法来进行分类。同一全宗应坚持分类计划的安稳。
归档文件应在分类计划的最低一级类目内，按事由结合时刻、重要程度等摆放。会议文件、计算报表等成套性文件可会集摆放。
归档文件应依分类计划和摆放次序逐件编号，在文件主页上端的空白方位加盖归档章并填写相关联的内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置组织(问题)等选择项(见图A1。图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。以下同)
5.4.2年度：文件构成年度，以四位阿拉伯数字标示公元编年，如1978。
件号包含室编件号和馆编件号，分别在归档文件收拾和档案移交进馆时编制。室编件号的编制办法为：在分类计划的最低一级类目内，按文件摆放次序从“1”开端标示。馆编件号按进馆要求标示。
5.4.5组织(问题)：作为分类计划类目的组织(问题)称号或标准化简称。
5.5.1归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、落款、日期、页数、补白等项目(见图A2)。
5.5.1.4落款：文件标题。没有标题或标题不标准的，可自拟标题，外加“〔〕”号。
5.5.1.5日期：文件的构成时刻，以8位阿拉伯数字标示年月日，如19990909。
5.5.2归档文件目录用纸幅面尺度选用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。
5.5.3归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需求设置全宗称号、年度、保管期限、组织(问题)等项目(见图A3)。其间全宗称号即立档单位的称号，填写时应运用全称或标准化简称。
将归档文件按室编件号次序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
5.6.1.1档案盒封面应标明全宗称号。档案盒的外观尺度为310mm×220mm(长×宽)，盒脊厚度可以精确的经过需求设置为20mm、30mm、40mm等(见图A4a)。
5.6.1.2档案盒应根据摆放方法的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置组织(问题)等选择项(见图A4b、图A4c)其间，起止件号填写盒内第一件文件和最终一件文件号，中心用“—”号衔接；盒号即档案盒的摆放次序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
备考表置于盒内文件之后，项目包含盒内文件状况阐明、收拾人、查看人和日期。(见图A5)
5.6.2.1盒内文件状况阐明：填写盒内文件残缺、修正、弥补、移出、毁掉等状况。
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